Nie takie wdrożenie straszne, jak je programują

W tym artykule skupimy się na planowaniu wdrożenia systemu Uniter.Pro - platformy usprawniającej zarządzanie projektami i komunikację w zespołach. Kluczowe aspekty, które zostaną omówione, to ustalenie realistycznych celów wdrożenia oraz tworzenie szczegółowego harmonogramu wdrożenia z podziałem na etapy.

Plan testowy i wdrożeniowy

Pierwszym krokiem w kierunku skutecznego wdrożenia systemu Uniter.Pro jest ustalenie realistycznych celów oraz określenie potrzeb, którym ma sprostać oprogramowanie. Kolejnym krokiem jest przygotowanie solidnego planu testowego, który jest niezbędny do oceny działania systemu TMS w warunkach jak najbardziej zbliżonych do rzeczywistych. Testy powinny obejmować wszystkie kluczowe funkcjonalności i scenariusze użytkowania, zarówno w warunkach standardowych, jak i wyjątkowych. Dzięki temu możliwa jest identyfikacja i rozwiązanie potencjalnych problemów przed pełnym wdrożeniem. Równie ważny jest szczegółowy plan wdrożenia, który określa harmonogram działań, odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu oraz sposób monitorowania postępów i osiąganych założeń. Plan ten powinien również zawierać strategie na wypadek nieprzewidzianych wyzwań lub opóźnień.

Ustalenie celów wdrożenia

Zrozumienie aktualnych wyzwań i potrzeb biznesowych jest fundamentem dla określenia celów wdrożenia, o czym szczegółowo pisaliśmy w poprzednim artykule. Należy zidentyfikować obszary, w których Uniter.Pro może przynieść największą wartość, np. poprawa komunikacji w zespole, również pomiędzy działami, lepsze zarządzanie zasobami, podczas realizacji różnych projektów transportowych czy unikanie błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim. Przed każdym wdrożeniem zespół Uniter.Pro przeprowadza specjalnie przygotowaną ankietę przedwdrożeniową. Na jej podstawie jest w stanie zebrać wszelkie niezbędne informacje dotyczące firmy, jej wielkości, aktualnego sposobu funkcjonowania, obszarów do optymalizacji, które trzeba wyeliminować oraz planów dalszego rozwoju. Ankieta składa się z pytań dotyczących takich obszarów jak: informacje ogólne o firmie, system zarządzania przedsiębiorstwem, struktura organizacyjna, zebranie procedur i narzędzi używanych w poszczególnych działach firmy takich jak Flota, Księgowość, Magazyn, Warsztat, Administracja czy Sekretariat. To z kolei umożliwi ustalenie celów, które są nie tylko realistyczne, ale również dopasowane do użytkowników końcowych. Uwzględnienie możliwości zespołu oraz ograniczeń czasowych jest kluczowe dla ustalenia realistycznych terminów realizacji ustalonych założeń.

Szkolenie i zaangażowanie zespołu

Wdrożenie nowego systemu TMS do firmy to nie tylko kwestia technologii, ale również ludzi. Kluczowe jest, aby zapewnić odpowiednie szkolenia dla pracowników, którzy będą korzystać z systemu na co dzień. Edukacja ta powinna obejmować nie tylko obsługę samego systemu, ale również zrozumienie, jak jego wykorzystanie wpływa na ogólną strategię firmy i procesy logistyczne. Zaangażowanie zespołu od wczesnych etapów projektu zwiększa akceptację nowego rozwiązania i przyczynia się do jego skuteczniejszego wykorzystania. Włączenie do procesu planowania osób, które będą na co dzień korzystać z systemu, pozwoli na lepsze zrozumienie ich oczekiwań i potrzeb.

Tworzenie szczegółowego harmonogramu wdrożenia z podziałem na etapy

Po ustaleniu celów, następnym krokiem jest opracowanie szczegółowego harmonogramu wdrożenia. Podział na etapy pozwala na lepszą organizację pracy i monitorowanie postępów.

1. Faza przygotowawcza - analiza wstępna i kontakt

Obejmuje działania niezbędne do rozpoczęcia wdrożenia, takie jak szkolenie zespołu, przygotowanie infrastruktury IT oraz zaplanowanie komunikacji wewnętrznej dotyczącej zmian.

• Prezentacja produktowo-szkoleniowa – zostaje przeprowadzona prezentacja podczas, której ustalane są z klientem zbieżności występujące w oprogramowaniu z istniejącymi procesami klienta.

2. Wdrożenie pilotażowe

Rozpoczyna się od wdrożenia systemu w małej skali, co umożliwia wykrycie potencjalnych problemów i zbieranie opinii od użytkowników. Jest to czas na dopracowanie szczegółów przed pełnym wdrożeniem.

• Instalacja dema -   pozwala przetestować pełną wersję programu z możliwością testów oraz konsultacjami wstępnymi. Pełna, darmowa wersja programu dla 1 użytkownika jest zawsze bezterminowa.
• Decyzja klienta - po konsultacjach klient decyduje o wyborze rozwiązania i wdrożeniu dla wszystkich pracowników.

3. Pełne wdrożenie

Po udanym pilotażu następuje pełne wdrożenie systemu w całej organizacji. Kluczowe jest monitorowanie wskaźników sukcesu i dostosowywanie procesów w razie potrzeby.

• Ankieta/analiza/ustalenie formy współpracy - w przypadku zainteresowania klienta pełnym wdrożeniem dokonuje się wyceny. W okresie testowym klient zakłada więcej kont, które są konfigurowane pod konkretne rzeczy, jak np. księgowość, telematyka itp.

Opcje dla klienta:

1. Opcja 0 - Klient darmowy – pozostaje z materiałami do samodzielnej nauki (1 user free).
2. Opcja 1 - Mały klient – organizacja krótkiego szkolenia online (1-2 godziny na 2 osoby).
3. Opcja 2 - Średni i duży klient – pełne wdrożenie z harmonogramem dostosowanym do potrzeb oraz opieką posprzedażową.
4. Optymalizacja i wsparcie

Ostatni etap to ciągłe doskonalenie systemu i zapewnienie wsparcia użytkownikom. Ważne jest utrzymanie otwartości na feedback i gotowość do wprowadzania zmian w odpowiedzi na potrzeby użytkowników.

Podsumowanie

Pamiętaj, że sukces wdrożenia systemu Uniter.Pro nie kończy się na dniu "go-live". Kluczowe jest ciągłe monitorowanie i dostosowywanie, aby maksymalnie wykorzystać jego potencjał. Planując wdrożenie, miej na uwadze długoterminową perspektywę i potraktuj to jako inwestycję w przyszłość Twojej organizacji. W kolejnym artykule skupimy się na procesie konfiguracji systemu TMS Uniter.Pro pod specyfikę konkretnej działalności firmy transportowej.