Jak wygląda przygotowanie do wdrożenia systemu TMS Uniter.Pro?

Nie takie wdrożenie straszne, jak je programują

Jak wygląda przygotowanie do wdrożenia systemu TMS od Uniter.Pro?

Wdrażanie systemu do zarządzania transportem (TMS) marki Uniter.Pro jest decyzją, która może znacząco wpłynąć na efektywność i konkurencyjność firm z branży TSL, dążących do optymalizacji swoich operacji transportowych i osiągnięcia przewagi na rynku. Aby zapewnić sukces tego przedsięwzięcia, kluczowe jest dokładne przygotowanie, które zaczyna się od dwóch fundamentalnych etapów: analizy potrzeb i przeprowadzenia audytu procesów biznesowych. Poniżej przedstawiamy kompleksowy przewodnik, który pomoże ocenić gotowość Twojej firmy do wdrożenia systemu TMS Uniter.Pro.

Analiza potrzeb

Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie dogłębnej analizy potrzeb firmy. Zrozumienie tego pozwala na określenie, jak system TMS może wspierać realizację tych celów. Należy zadać sobie pytania takie jak: Jakie są nasze główne wyzwania logistyczne? W jaki sposób chcemy usprawnić procesy transportowe w naszej firmie? Jakie cele chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu nowego systemu TMS? Czy oprogramowanie wspiera mnie kompleksowo, czy tylko w wybranych aspektach? Czy oprogramowanie spełnia zakres obowiązków pracowników? Czy nowe oprogramowanie łatwo integruje się z innymi systemami?

Jaki może być cel wdrożenia lub zmiany oprogramowania?

Wprowadzenie lub zmiana oprogramowania w przedsiębiorstwie może być podyktowana różnorodnymi celami, mającymi na uwadze optymalizację oraz usprawnienie działania firmy. Kluczowym założeniem jest tu przede wszystkim ujednolicenie procesów operacyjnych, co umożliwia nie tylko porządkowanie zadań, ale również skuteczną kontrolę nad postępem prac. Dzięki temu można lepiej zarządzać danymi, unikać błędów oraz zapobiegać niepotrzebnemu powielaniu czynności, co w efekcie przekłada się na zwiększenie efektywności działania w firmie.

Oprócz powyższego, istotnym aspektem jest umożliwienie rozwoju firmy bez konieczności dokonywania istotnych zmian w oprogramowaniu lub jego bazowym poszerzaniu. To z kolei prowadzi do znaczącego zwiększenia mobilności organizacji, a także do możliwości szybkiego podejmowania decyzji na podstawie natychmiastowych analiz. Ważnym czynnikiem decydującym o wyborze lub zmianie oprogramowania jest również jego adekwatność do kosztów licencji i rozwoju, a także spełnianie aktualnych wymogów, takich jak regulacje dotyczące emisji CO₂, Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czy integracji API. Oprogramowanie, które nie jest w stanie zintegrować się z innymi rozwiązaniami, jest przestarzałe lub nie obsługuje w pełni niektórych procesów, wymagając jednoczesnego stosowania wielu rozwiązań, może stanowić znaczną barierę w rozwoju przedsiębiorstwa.

Wymaganie techniczne

Równie ważna jest ocena wymagań technicznych niezbędnych do wdrożenia i efektywnego użytkowania systemu TMS. Wymaga to analizy obecnej infrastruktury IT i oceny, czy jest ona gotowa na integrację z nowym programem. Użycie systemu Uniter.Pro nie wymaga zasadniczo wiele od infrastruktury klienta. Kluczowe elementy, na które trzeba zwrócić uwagę to kompatybilność z istniejącymi systemami (np. systemami księgowymi, telematykami, systemami urzędowymi KSeF, białą listą kont bankowych, WMS itd.), dostępność zasobów IT oraz zdolność do przetwarzania i analizy dużych wolumenów danych generowanych przez wszystkie operacje przetwarzane w programie. Ważne jest, by system możliwie szybko przetwarzał  i wyświetlał aktualne dane wszystkim pracownikom. Jeśli klient ma swój serwer, to ten serwer musi mieć połączenie z globalną siecią Internet, w celu łatwego dostępu i integracji z partnerami zewnętrznymi i dostawcami usług. Przegląd i ocena obecnej infrastruktury IT jest niezbędna, aby sprawdzić, że jest ona gotowa na przyjęcie i wspieranie nowego systemu do zarządzania transportem. Audyt powinien obejmować sieci, serwery, bezpieczeństwo danych oraz zgodność z wymogami technicznymi systemu Uniter.Pro. Pozwoli to na wczesne wykrycie potencjalnych przeszkód technicznych i ich adresowanie przed rozpoczęciem wdrożenia.

Znaczenie audytu procesów biznesowych

Kluczowym elementem przygotowania jest również przegląd istniejących procesów biznesowych i ich zgodności z najlepszymi praktykami branżowymi. Audyt ten umożliwia identyfikację obszarów wymagających optymalizacji lub dostosowania, aby w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez oprogramowanie. Współpraca z zespołem Uniter.Pro w celu dostosowania systemu do specyficznych potrzeb i procedur Twojej firmy może znacząco przyczynić się do zwiększenia efektywności operacyjnej i satysfakcji klientów. Celem jest zidentyfikowanie obszarów, które wymagają dostosowania lub optymalizacji, aby w pełni wykorzystać potencjał systemu. Analiza ta umożliwia zrozumienie, jak system może być najlepiej zintegrowany z obecnymi operacjami, zminimalizowanie zakłóceń w działalności firmy oraz maksymalizowanie korzyści wynikających z jego wdrożenia.

Analiza przypadków użycia systemu TMS w różnych typach firm

Wdrażanie systemu do zarządzania transportem (TMS) marki Uniter.Pro jest procesem, który różni się w zależności od charakterystyki i potrzeb konkretnej firmy. Aby lepiej zilustrować, jak TMS może być wykorzystany w różnorodnych kontekstach biznesowych, poniżej przedstawiamy rozszerzoną analizę przypadków użycia w trzech głównych kategoriach firm działających w branży TSL (Transport, Spedycja, Logistyka).

1. Małe przedsiębiorstwa (do 10 pracowników biurowych)

Charakteryzują się spłaszczoną strukturą organizacyjną, gdzie wielozadaniowość jest normą, a procesy z różnych działów często leżą w gestii jednej osoby. Wiele z tych procesów może być nieobecnych lub realizowanych ad hoc. Specjalizują się w niszowych segmentach transportu, a ich systemy zarządzania często opierają się na prostych rozwiązaniach takich jak Excel czy arkusze Google, wybieranych na podstawie poprzednich doświadczeń lub czasem jest ich po prostu brak.

2. Średnie przedsiębiorstwa (11-50 pracowników biurowych)

W miarę rozwoju i specjalizacji w konkretnej dziedzinie, firmy te rozwijają wypracowane procedury. Struktura organizacyjna ewoluuje, jednak obowiązki pracowników mogą być nieoptymalnie rozdysponowane wskutek dynamicznych zmian. Rozszerzenie działalności często prowadzi do poszukiwania nowych możliwości zarobkowania oraz analizy rynku. Systemy zarządzania w tych firmach to często kombinacja TMS, Excela i różnych integracji, co może skutkować nieefektywnym dopasowaniem narzędzi.

3. Duże przedsiębiorstwa (powyżej 50-70 (i więcej) pracowników biurowych)

Posiadają rozbudowane procedury normalizujące pracę na każdym szczeblu organizacyjnym. Struktura jest dobrze zorganizowana, z podziałem obowiązków między poszczególne działy. Certyfikaty narzucają pewne ograniczenia, a potrzeba integracji z różnorodnymi systemami jest wyraźna. TMS w połączeniu z licznymi integracjami i narzędziami wspomagającymi pracę, takimi jak arkusze kalkulacyjne, umożliwia łatwe skalowanie i modernizację, choć może być kosztowne, jeśli obecny program nie był przygotowany na rozwój wraz ze wzrostem zapotrzebowania.

4. Firmy specjalizujące się w konkretnych typach transportu (np. chłodnie, transport niebezpieczny)

Firmy specjalizujące się w transporcie wymagającym szczególnych warunków, jak transport ładunków chłodniczych czy materiałów niebezpiecznych, mogą skorzystać z zaawansowanych funkcji TMS Uniter.Pro, które pozwalają na dokładne monitorowanie warunków transportu, zapewniając przestrzeganie odpowiednich norm i regulacji. System może automatycznie alarmować o potencjalnych problemach (np. zmianach temperatury), co pozwala na szybką reakcję i minimalizację szkód transportowych. Do systemu stworzona została dedykowana aplikacja dla kierowców. Wszystkie dane w aplikacji mobilnej dla kierowców są automatycznie synchronizowane z systemem Uniter.Pro i uaktualniają się na bieżąco. Dzięki temu zarządzający w firmie transportowej mogą mieć pełną kontrolę nad każdym procesem operacyjnym.

System Uniter.Pro zbudowany jest w oparciu o modułową architekturę, co umożliwia dodawanie nowych funkcji i usług w miarę rozwoju Twojej firmy bez konieczności wymiany całego systemu i ponoszenia dodatkowych kosztów. Od samego początku i zawsze masz dostęp do pełnej wersji programu i jego funkcjonalności oraz kompleksowej obsługi.

Podsumowanie

Dokładna analiza potrzeb biznesowych i technicznych przed wdrożeniem systemu Uniter.Pro oraz przeprowadzenie kompleksowego audytu procesów biznesowych to kroki, które mają kluczowe znaczenie dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Pozwalają one nie tylko na dokładne przygotowanie firmy do wdrożenia, ale także na optymalizację procesów i infrastruktury pod kątem nowego systemu, co w dłuższej perspektywie przekłada się na wzrost efektywności, redukcję kosztów i lepszą obsługę klienta. Staranne wykonanie tych wstępnych etapów jest fundamentem, na którym buduje się trwała wartość dodana dla organizacji, zapewniając jej solidną przewagę konkurencyjną na rynku. Wdrożenie systemu TMS Uniter.Pro jest kompleksowym procesem, który wymaga starannego przygotowania i zaangażowania na wielu poziomach organizacji, jednak wbrew obawom, które mają osoby zastanawiające się nad wprowadzeniem nowego systemu do swojej firmy lub zmianie obecnego, jeśli jest odpowiednio wdrożony, przy kompleksowej pomocy specjalistów od Uniter.Pro, nie jest zadaniem trudnym do zrealizowania i nie wymaga ogromnych rewolucji w firmie.