Dokumente unter den Transporten prüfen, auf die Vollständigkeit der CMRs achten, Status ändern und Aufträge für die Fakturierung vorbereiten – das sind Tätigkeiten, die sich jeden Tag wiederholen und dem Team Stunden an Arbeit kosten. In Uniter.Pro können Sie sie KI-Automatisierungen übergeben: digitalen Assistenten, die Sie selbst definieren und die diese Aufgaben im Hintergrund nach einem festen Zeitplan erledigen. Ihre Mitarbeiter kümmern sich um die Spedition, die Routine übernimmt das System.
Was sind KI-Automatisierungen in Uniter.Pro?
Eine KI-Automatisierung ist ein von Ihnen definierter Assistent, der sich selbstständig startet und eine konkrete Aufgabe an den Daten im System ausführt. Er arbeitet auf einem eigenen Konto mit den von Ihnen vergebenen Rechten, zu den von Ihnen festgelegten Zeiten, und beschreibt das Ergebnis seiner Arbeit in einem Bericht. Es ist kein starres, einprogrammiertes Skript, sondern ein Assistent, dem Sie in verständlicher Sprache beschreiben, was er tun und worauf er achten soll.
Eine solche Automatisierung kann unter anderem:
- Dokumente (CMRs, Scans, Anhänge) prüfen, die den Transporten zugeordnet sind,
- vor der Abrechnung auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der Dokumente achten,
- die Status von Transporten ändern und Aufträge für die Fakturierung vorbereiten,
- Lücken erkennen und dort vermerken, wo der Disponent sie sieht,
- einen Bericht über die geleistete Arbeit an eine gewählte E-Mail-Adresse senden.
Prüfung von CMRs und Transportdokumenten
Bevor ein Transport fakturiert werden kann, muss jemand prüfen, ob die Dokumente vollständig und lesbar sind. Die KI-Automatisierung übernimmt das für das Team: Sie analysiert die den Stopps zugeordneten Dateien, beurteilt, ob ein Dokument lesbar ist und die erforderlichen Daten enthält (z. B. ausgefüllte Felder, ein Datum, eine Empfangsunterschrift), und wenn etwas fehlt oder Zweifel aufkommen, beschreibt sie es in den Anmerkungen zum Transport. So sieht der Disponent sofort, welche Aufträge zur Abrechnung bereit sind und welche noch ergänzt werden müssen.
Automatische Fakturierung und Statusänderung
Sind die Dokumente in Ordnung, schiebt die Automatisierung den Transport in die nächste Phase, zum Beispiel vom Status „Dokumente“ auf „Verbucht“, und bereitet den Auftrag für die Ausstellung einer Rechnung vor. Statt Dutzende Transporte manuell durchzuklicken und jeden einzeln zu prüfen, erhält das Team eine fertige Liste von Positionen, die das System selbstständig geprüft und als bereit markiert hat. Abrechnungen starten schneller, und die Fehler durch das Abtippen von Daten verschwinden.
Zeitplan, Berichte und Benachrichtigungen
Jede Automatisierung läuft nach einem festen Zeitplan, zum Beispiel jeden Morgen und Nachmittag oder nur an ausgewählten Tagen. Nach Abschluss der Arbeit sendet sie einen Bericht an eine gewählte E-Mail-Adresse: wie viele Transporte sie geprüft, welche sie verbucht und bei welchen sie Lücken festgestellt hat. Sie haben vollen Einblick in das, was sie getan hat, ohne sich ins System einloggen zu müssen.
Wie definieren Sie Ihren eigenen Agenten?
Die Automatisierungen in Uniter.Pro konfigurieren Sie selbst, ohne Code zu schreiben. Das Erstellen eines Assistenten läuft in wenigen Schritten ab:
- Auslöser und Zeitplan – Sie legen fest, wann die Automatisierung starten soll (z. B. zweimal täglich zu festen Zeiten).
- Datenbereich – Sie bestimmen, worauf sich ihre Arbeit bezieht, zum Beispiel Transporte in einer bestimmten Phase oder Dokumente eines bestimmten Typs.
- Anweisung in natürlicher Sprache – Sie beschreiben in gewöhnlichen Worten, was sie prüfen und wie sie reagieren soll, so wie Sie einem neuen Mitarbeiter eine Aufgabe erklären würden.
- Eigenes Konto und Rechte – die Automatisierung arbeitet auf einem separaten Konto mit genau den Rechten, die Sie ihr vergeben, nicht mehr und nicht weniger.
- Test vor dem Start – bevor die Automatisierung live arbeitet, lassen Sie sie im Testmodus laufen und prüfen das Ergebnis an echten Daten.
Diese Art der Konfiguration sorgt dafür, dass jedes Unternehmen die Automatisierungen an seine eigenen Prozesse anpassen kann und nicht umgekehrt. Ein Linienfrachtführer prüft Dokumente anders als eine Stückgutspedition, und Uniter.Pro erlaubt es, diese Unterschiede in der Anweisung der Automatisierung zu beschreiben.
Sicherheit und Kontrolle über die Automatisierungen
Automatisierung bedeutet nicht den Verlust der Kontrolle. In Uniter.Pro entscheidet der Mensch, was wann automatisch geschieht:
- jede Automatisierung ist standardmäßig deaktiviert und startet erst, wenn Sie sie bewusst einschalten,
- sie handelt ausschließlich im Rahmen der vergebenen Rechte, auf einem separaten Konto,
- eine Änderung der Anweisung muss erst getestet werden, bevor sie live gilt,
- nach jedem Lauf erhalten Sie einen Bericht, sodass Sie genau wissen, was getan wurde.
So nehmen die KI-Automatisierungen dem Team die Routine ab, während die wichtigsten Entscheidungen und die volle Aufsicht auf der Seite des Menschen bleiben.
Was bringt das einem Transportunternehmen?
Die Übergabe wiederkehrender Tätigkeiten an KI-Automatisierungen bringt konkrete Vorteile:
- weniger manuelle Arbeit beim Prüfen von Dokumenten und Abrechnen von Transporten,
- schnellere Fakturierung, weil Aufträge laufend und nicht erst zum Monatsende geprüft werden,
- weniger Fehler und Versäumnisse, weil die Automatisierung jeden Transport nach denselben Regeln prüft,
- Arbeit auch außerhalb der Bürozeiten, weil eine Automatisierung keine Pause braucht.
KI-Automatisierungen in Uniter.Pro sind ein Weg, wie ein Unternehmen wachsen kann, ohne den Verwaltungsaufwand proportional zu erhöhen. Möchten Sie sehen, wie sich in Ihrem Unternehmen eine Automatisierung definieren lässt, die Dokumente prüft und Transporte für die Fakturierung vorbereitet? Nehmen Sie Kontakt auf und vereinbaren Sie eine Demo des Moduls.