Weryfikacja dokumentów pod transportami, pilnowanie kompletności CMR, zmiana statusów i przygotowanie zleceń do fakturowania to czynności, które powtarzają się każdego dnia i pochłaniają godziny pracy zespołu. W Uniter.Pro możesz powierzyć je automatom AI: cyfrowym asystentom, których sam definiujesz i którzy wykonują te zadania w tle, według ustalonego harmonogramu. Pracownicy zajmują się spedycją, a rutynę przejmuje system.
Czym są automaty AI w Uniter.Pro?
Automat AI to zdefiniowany przez Ciebie asystent, który uruchamia się samodzielnie i wykonuje konkretne zadanie na danych w systemie. Działa na dedykowanym koncie z nadanymi uprawnieniami, w wyznaczonych godzinach, a wynik swojej pracy opisuje w raporcie. Nie jest to sztywny, zaprogramowany skrypt, lecz asystent, któremu w zrozumiałym języku opisujesz, co ma robić i na co zwracać uwagę.
Taki automat może między innymi:
- sprawdzać dokumenty (CMR, skany, załączniki) podpięte pod transporty,
- pilnować kompletności i poprawności dokumentów przed rozliczeniem,
- zmieniać statusy transportów i przygotowywać zlecenia do fakturowania,
- wyłapywać braki i zapisywać je tam, gdzie zobaczy je spedytor,
- wysyłać raport z wykonanej pracy na wskazany adres e-mail.
Weryfikacja CMR i dokumentów przewozowych
Przed zafakturowaniem transportu ktoś musi sprawdzić, czy dokumenty są kompletne i czytelne. Automat AI robi to za zespół: analizuje pliki podpięte do przystanków, ocenia, czy dokument jest czytelny i czy zawiera wymagane dane (np. uzupełnione pola, datę, podpis odbioru), a gdy czegoś brakuje lub budzi to wątpliwości, opisuje to w uwagach transportu. Dzięki temu dyspozytor od razu widzi, które zlecenia są gotowe do rozliczenia, a które wymagają uzupełnienia.
Automatyczne fakturowanie i zmiana statusów
Gdy dokumenty są w porządku, automat przesuwa transport na kolejny etap, na przykład ze statusu „Dokumenty” na „Zaksięgowane”, i przygotowuje zlecenie do wystawienia faktury. Zamiast ręcznie przeklikiwać dziesiątki transportów i sprawdzać każdy z osobna, zespół dostaje gotową listę pozycji, które system samodzielnie zweryfikował i oznaczył jako gotowe. Rozliczenia ruszają szybciej, a pomyłki wynikające z przepisywania danych znikają.
Harmonogram, raporty i powiadomienia
Każdy automat działa według ustalonego harmonogramu, na przykład codziennie rano i po południu, albo tylko w wybrane dni. Po zakończeniu pracy wysyła raport na wskazany adres e-mail: ile transportów sprawdził, które zaksięgował, a przy których wykrył braki. Masz pełny wgląd w to, co zrobił, bez konieczności zaglądania do systemu.
Jak definiujesz własnego agenta?
Automaty w Uniter.Pro konfigurujesz sam, bez pisania kodu. Tworzenie asystenta sprowadza się do kilku kroków:
- Wyzwalacz i harmonogram – wskazujesz, kiedy automat ma się uruchamiać (np. dwa razy dziennie o stałych godzinach).
- Zakres danych – określasz, czego dotyczy jego praca, na przykład transportów na danym etapie czy dokumentów konkretnego typu.
- Instrukcja w języku naturalnym – opisujesz zwykłym językiem, co ma sprawdzać i jak reagować, tak jak tłumaczyłbyś zadanie nowemu pracownikowi.
- Dedykowane konto i uprawnienia – automat działa na osobnym koncie z dokładnie takimi uprawnieniami, jakie mu nadasz, ani mniej, ani więcej.
- Test przed uruchomieniem – zanim automat zacznie działać na żywo, uruchamiasz go w trybie testowym i sprawdzasz wynik na realnych danych.
Taki sposób konfiguracji sprawia, że każda firma może dopasować automaty do własnych procesów, a nie odwrotnie. Inaczej sprawdza dokumenty przewoźnik liniowy, inaczej spedycja drobnicowa, a Uniter.Pro pozwala opisać te różnice w instrukcji automatu.
Bezpieczeństwo i kontrola nad automatami
Automatyzacja nie oznacza utraty kontroli. W Uniter.Pro to człowiek decyduje, co i kiedy dzieje się automatycznie:
- każdy automat jest domyślnie wyłączony i uruchamia się dopiero wtedy, gdy świadomie go włączysz,
- działa wyłącznie w zakresie nadanych uprawnień, na wydzielonym koncie,
- zmianę instrukcji trzeba najpierw przetestować, zanim zacznie obowiązywać na żywo,
- po każdym uruchomieniu otrzymujesz raport, dzięki czemu wiesz dokładnie, co zostało zrobione.
Dzięki temu automaty AI zdejmują z zespołu rutynę, ale najważniejsze decyzje i pełen nadzór pozostają po stronie człowieka.
Co to daje firmie transportowej?
Przekazanie powtarzalnych czynności automatom AI przekłada się na konkretne korzyści:
- mniej ręcznej pracy przy sprawdzaniu dokumentów i rozliczaniu transportów,
- szybsze fakturowanie, bo zlecenia są weryfikowane na bieżąco, a nie dopiero na koniec miesiąca,
- mniej błędów i przeoczeń, bo automat sprawdza każdy transport według tych samych reguł,
- praca także poza godzinami biura, bo automat nie potrzebuje przerwy.
Automaty AI w Uniter.Pro to sposób na to, by firma rosła bez proporcjonalnego zwiększania nakładu pracy administracyjnej. Chcesz zobaczyć, jak zdefiniować automat sprawdzający dokumenty i przygotowujący transporty do fakturowania w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami i umów prezentację modułu.