Wyzwania związane z zarządzaniem flotą, jak je pokonać?

Koszty utrzymania floty transportowej

Utrzymanie floty transportowej to przedsięwzięcie wymagające znacznych nakładów finansowych. Do kosztów, z którymi musi się zmierzyć podmiot zarządzający flotą należą:

• regularne serwisowanie i konserwacja pojazdów,

• zarządzanie trasami i harmonogramami,

• szkolenia kierowców w zakresie oszczędnego stylu jazdy,

• monitorowanie i kontrola zużycia paliwa,

• analiza i negocjacje ubezpieczeń.

W związku z ilością kosztów i formalności, które należy dopełnić decydując się na własną flotę transportową, firmy często wybierają outsourcing. Jednak, jeśli firma jest na tyle duża, aby móc utrzymać flotę, pojawia się problem odpowiedniej optymalizacji kosztów.

Monitoring i śledzenie pojazdów

Optymalizacja kosztów floty sprowadza się w pierwszej kolejności do analizy danych zebranych przez przedsiębiorstwo. Jeśli firma nie posiada żadnych systemów zbierania danych, optymalizacja procesów transportowych i kosztów związanych z utrzymaniem floty jest bardzo trudna, wręcz niemożliwa.

Mówiąc o zbieraniu danych, które pomogłyby przestawić całościowy oraz kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo logistyczne, przede wszystkim chodzi o dane na temat spalania paliwa, częstotliwości tankowań, eksploatacji pojazdu, dostępnych tras do miejsca docelowego. Dane odnośnie spalania paliwa zbiera się przy pomocy sond paliwowych. Sonda jest zamontowana w zbiorniku paliwa i będąc połączoną z systemem telematycznym umożliwia kontrolę zużycia paliwa. Urządzenie to jest w stanie pokazać kiedy, gdzie i ile paliwa ubyło ze zbiornika. Sonda paliwowa pozwala na szczegółowe wychwycenie tzw. zlewek paliwa, co pozwala zapobiegać nieuczciwości pracowników. Dodatkowo pomiar paliwa w zbiorniku pojazdu dostarczy wiele informacji na temat tego, jak samochód jest eksploatowany, i pomoże zidentyfikować nieefektywne wzorce jazdy, takie jak długotrwałe postoje na neutralnym biegu, gwałtowne przyspieszanie czy nadmierną prędkość.

System telematyczny, do którego podłączona jest wspomniana wcześniej sonda, oprócz niej posiada szereg innych zainstalowanych czujników pomiarowych, detektorów i innych urządzeń monitorujących, np. pozycjoner GPS. On służy do określania pozycji pojazdu oraz zliczania dystansów pokonanych przez auto. Spośród wszystkich dostępnych tras nie zawsze najkrótsza trasa jest najlepszą: warto brać pod uwagę stan dróg, ewentualne roboty drogowe, ograniczenie wagowe, opłaty i wiele innych czynników. Pozycjoner GPS umożliwia tzw. "tunelowanie", czyli informowanie dysponenta o sytuacji, w której pojazd zjeżdża z planowanej trasy. Wówczas dysponent jest w stanie natychmiast uzyskać informację, dlaczego kierowca nie trzyma się trasy, i natychmiast zareagować w kwestii dalszego przebiegu dostawy.

Pozyskane z systemu telematycznego dane są następnie przekazywane na serwer administratora, gdzie są przetwarzane przez odpowiednie osoby. Te informacje pozwalają przedsiębiorstwom wprowadzać szkolenia i programy motywacyjne dla kierowców, promujące oszczędny styl jazdy i minimalizację zużycia paliwa, co w konsekwencji przekłada się na redukcję kosztów przedsiębiorstwa związanych z utrzymaniem floty.

Aplikacja mobilna zbierająca dane transportowe

Aplikacje mobilne dla pracowników są niezwykle przydatne narzędzie w zarządzaniu flotą transportową, szczególnie dla kierowców. Takie aplikacje służą przede wszystkim do komunikacji i wymiany wszelkich danych operacyjnych między kierowcą a biurem. Są to przykładowo informacje z załadunku lub dostawie, wszelkie zdarzenia losowe w trasie lub przesył dokumentów transportowych, paragonów mandatów itd. Dzięki temu dyspozytor jest na bieżąco informowany o przebiegu trasy.

Na co zwracać uwagę wybierając program do zarządzania transportem w przedsiębiorstwie?

Zadaniem dobrego systemu TMS jest ułatwienie pracy całej firmy: od kierowców w trasie do członków zarządu. Podczas wyboru odpowiedniego systemu do zarządzania transportem warto zwracać uwagę na to, w ilu działach system jest w stanie usprawnić działania firmy oraz jakie korzyści na poszczególnych szczeblach w tych działach system jest w stanie zapewnić. Integralne, kompleksowe systemy TMS pozwalają monitorować stan techniczny pojazdu, planować trasy, zarządzać obiegiem dokumentów transportowych i finansowych, zobaczyć raport zysków czy strat w określonym czasie, sprawdzić rentowność czy opłacalność współpracy z partnerem. Takim właśnie rozwiązaniem jest nasz autorski system do zarządzania transportem Uniter.Pro. Jest to kompleksowy program stworzony wspólnie przez specjalistów z branży TSL oraz IT, który uwzględnia największe i najczęstsze potrzeby pracowników firm czy działów logistycznych. Więcej o działaniu i funkcjach systemie Uniter.Pro można dowiedzieć się pod tym linkiem.